電話が苦手...焦る原因はここにあった！

アクセスしていただきありがとうございます。

プルル運営事務局です。

電話が苦手...という方は少なくないのではないでしょうか？

電話が苦手な若者は増えています。

その原因は、電話はもはやメジャーな連絡ツールではなくなったからです！

最近の連絡ツールはもっぱらSNSなどのメッセージ。

そんな特殊なツールになってしまった電話を焦らないようにするには、訓練が必要です。

今回は電話で焦らないようにする為の訓練方法や、準備などもお教えします！

是非最後まで読んで、お仕事に組み込んでみてください！

絶対に何かが変わるはずです！

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【焦る原因】

電話と言えば、メッセージやメールと比べると、相手の表情やジェスチャーが見えないため、何かと不安がつきものですよね。

さらに、用件が明確でなかったり、予測不可能なタイミングでかかってくることもストレスです。

多くの人が「電話は難しい」と感じるのは、主に次の3つが原因です。

1. 緊張

情報不足やプレッシャーに怯えながら、正確な情報を提供しなければならないと感じます。

2. 準備不足

電話対応には、内容の把握、資料の用意、社内情報の共有、そして集中力が必要です。

これらの準備が不足していると、焦りが生まれます。

3. 経験不足

新人や経験の浅いスタッフは社内の情報もあまり知らず、一般知識にも疎いと一気に焦りが生まれてしまいます。

突然の電話に焦ってしまうのも無理ないですね…。

【電話対応の緊張の解き方】

電話対応は完璧じゃなくても大丈夫！

まず、完璧主義を捨てましょう！

相手も人間で、ミスを犯すことがあります。

分からないことがあれば、保留にして上司などに確認してみてください。

リラックスのために深呼吸をして、急がずにゆっくり話し、復唱や聞き返す時にははっきり発音しましょう。

そして、笑顔の気持ちを声に込めることを心がけましょう。

この「笑声」は相手に良い印象を与えますよ。

お客様に気持ちの良い第一声を提供することはとても重要です。

第一声で気持ちよくコミュニケーションが取れれば緊張も吹き飛びます！

それでも緊張する場合は、考え方を変えてみましょう。

緊張は相手に真剣に向き合っている証拠です、その真剣さで真摯に伝えてみてください！

【焦りを減らす準備】

1. メモやペン・PCの準備

電話対応に備えて、メモとペンは電話の近くにおきましょう。

PCも必須アイテムです。メールの到着確認や調べものに役立ちます。

2. 環境整備

なるべく静かな場所で対応しましょう。

他人の仕事のペースに飲まれることなくスムーズにコミュニケーションがとれます。

3. 復唱とメモ

これを怠ると抜け漏れが発生してしまいます。

聞いた内容を復唱しながら、ひらがなやカタカナでもいいので、メモをしましょう。

4. 電話に集中

電話対応中に他のことを考えないようにしましょう。

関係のない作業は避け、目の前の電話に集中して対応しましょう。

5. 専門的な質問に備える

すぐ答えられるようにマニュアルを近くにおきましょう。

折り返しの対応や詳しい担当に代わる手続きを確認しておくことも大切です。

【まとめ】